Jak ograniczyć konieczność wzywania serwisanta urządzeń wielofunkcyjnych

Bez względu na wielkość przedsiębiorstwa lub branżę nieplanowany przestój sprzętu może być uciążliwy i mieć negatywny wpływ na procesy, które napędzają przedsiębiorstwo, prowadząc ostatecznie do skutków finansowych. W artykule opublikowanym przez Small Business Trends szacuje się, że koszt ten wynosi około 1,25 miliona funtów rocznie. Cena przestoju to jednak nie tylko opłata finansowa; w poprzedniej kampanii firmy Sharp, Unlock, odkryto, że brytyjscy pracownic marnują miesięcznie 14 godzin na szukanie dokumentów i czekanie na drukarkę, co świadczy o wyraźnej utracie wydajności z powodu przestoju. Mając to na uwadze, chcieliśmy zwrócić uwagę na kilka istotnych wskazówek i trików dotyczących najlepszych praktyk w zakresie drukowania, aby zminimalizować czas przestoju i zmniejszyć potrzebę wezwania serwisantów.

Twój papier się liczy

Po pierwsze zrozumienie znaczenia ładowania kaset na papier odpowiednim, kompatybilnym papierem pomoże zminimalizować możliwość zacięcia się papieru i zmniejszy zapotrzebowanie na pomoc technika. W danym momencie można używać tylko jednego rodzaju papieru w podajniku - aby określić, który rodzaj papieru jest najbardziej odpowiedni, należy sprawdzić to w dokumentacji dostarczonej z drukarką lub szybko wyszukać model drukarki w Google. Idąc tym tropem, można się też dowiedzieć, jaka jest odpowiednia minimalna i maksymalna gramatura dla danego urządzenia, ale należy pamiętać, aby nigdy nie używać papieru, który jest zbyt ciężki, ponieważ się zatnie. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jaka gramatura papieru jest najlepsza dla danego zadania.

Po drugie zanim przystąpisz do drukowania, zwróć uwagę, na warunki, w których przechowywany jest papier, ponieważ ma ono ogromny wpływ na ostateczny wygląd wydruku, oraz na jego trwałość, co z kolei mieć wpływ na drukarkę np w przypadku zacięcia się papieru lub pobierania wielu arkuszy naraz. University of Sheffield podaje wilgotność i temperaturę jako dwa główne czynniki mające wpływ na papier - "Wszelki papier używany w drukarkach laserowych i urządzeniach wielofunkcyjnych musi być przechowywany w stabilnym środowisku".

Oto 5 sposobów na zminimalizowanie prawdopodobieństwa, że papier, którego używasz zatnie się lub spowoduje uszkodzenie drukarki:

Zasady przechowywania papieru

• Nie należy przechowywać otwartych paczek w pobliżu okien lub w bezpośrednim świetle słonecznym.
• Nie należy przechowywać papieru w miejscach wilgotnych lub nieogrzewanych.
• Nie należy przechowywać papieru obok rur grzewczych lub grzejników.
• Cały papier należy przechowywać w oryginalnych opakowaniach/kartonach do momentu użycia.
• Podczas ładowania drukarki papierem nie należy przepełniać podajników papieru.

Co robić gdy papier się zatnie

Zatory papieru są zwykle jednym z głównych powodów, dla których wzywa się technika. Na wypadek zacięcia się papieru, poniżej znajduje się instrukcja, jak krok po kroku bezpiecznie usunąć papier bez uszkodzenia drukarki:

1. Tak jak w przypadku wielu innych problemów ze sprzętem, zawsze dobrze jest odłączyć maszynę od zasilania i uruchomić ją ponownie. Może się okazać, że zator sam się usunie, gdy maszyna się rozgrzeje.
   
   
2. Jeśli nie ma pewności czy doszło do zatoru, ale widać papier, który się zaciął, spróbuj go delikatnie pociągnąć, aby usunąć go z maszyny.
   
   
3. Jeśli nie widzisz papieru, a Twoja drukarka ma ekran, prawdopodobnie powie Ci, gdzie w urządzeniu wystąpił zator (pokazując obrazki, by ułatwić lokalizację). Urządzenie udzieli podstawowych wskazówek, jak dostać się do tej części, w której zlokalizowany jest zator, a następnie powie, jak usunąć papier.
   
   
4. Jeśli drukarka nie posiada ekranu, trzeba będzie przeprowadzić własne dochodzenie i zajrzeć do maszyny, aby sprawdzić, gdzie papier się zaciął.
   
   
5. Gdy znajdziesz papier, delikatnie pociągnij go, aby pomóc wyprowadzić go z maszyny, pociągnij za oba rogi, aby nie rozerwać papieru. Niektóre większe modele, takie jak urządzenia wielofunkcyjne i powielacze cyfrowe, mogą mieć uchwyty do obracania, które pomagają w poruszaniu papierem.
   
   
6. Po wyjęciu papieru, otwórz kasety na papier i upewnij się, że cały papier jest równo ułożony i nie jest zwinięty, pomarszczony lub zagnieciony - jeśli nie jest idealny, wymień go na świeży.
   
   
7. Przed ponownym uruchomieniem procesu drukowania może być konieczne naciśnięcie przycisku, aby poinformować urządzenie, że zator został usunięty.

Jeśli zdarzy Ci się zator papieru i nie będziesz w stanie rozwiązać go sam, lub jeśli Twoja maszyna przestanie działać, nie wahaj się skontaktować z nami, ponieważ być może będziemy w stanie pomóc Ci zdalnie przez telefon. Zadzwoń do nas na 0800 243 183, lub wyślij e-mail na service.sbsuk@sharp.eu i jak zwykle nie zapomnij podać numeru referencyjnego lub seryjnego urządzenia.