Czym jest system Sharp Optimised Visitor Management?
Nasz nowy system Optimised Visitor Management (czyli zoptymalizowany system zarządzania przepływem osób odwiedzających biuro) to inteligentna, prosta i przyjazna dla użytkownika platforma do rejestracji gości, pracowników i podwykonawców. Pozwala on zrobić pozytywne pierwsze wrażenie, jednocześnie uwalniając zasoby administracyjne dla bardziej produktywnych zadań.
Strefa recepcji Twojego biura lub firmy jest ważniejsza niż myślisz. To miejsce to pierwsze doświadczenie dla wielu gości, interesantów i pracowników, którzy przechodzą przez drzwi wejściowe, a jak wykazały liczne badania, pierwsze wrażenie może się ukształtować w ciągu zaledwie siedmiu sekund. Co więcej, to wrażenie może mieć naprawdę duże znaczenie.
Właśnie dlatego wprowadziliśmy system Sharp Optimized Visitor Management. Składa się on z dwóch elementów: interaktywnego monitora Sharp wraz z intuicyjnym oprogramowaniem do zarządzania obecnością.
Intuicyjne oprogramowanie i rozwiązanie z ekranem dotykowym oferuje gościom prosty system samodzielnego logowania i wylogowania, dzięki czemu goście mogą szybko i łatwo samodzielnie zgłaszać się, kiedy przychodzą do budynku lub działu albo z nich wychodzą. Jednocześnie odwiedzający mogą uzyskać ważne informacje o firmie i budynku, a także wyrazić zgodę na zasady ochrony danych i wymogi prawne
Twoja firma nie tylko zawsze będzie miała dokładną i aktualną listę osób przebywających w budynku, ale także będzie przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i prywatności, w tym RODO. W ramach procesu logowania, odwiedzający mogą zostać poinformowani o polityce ochrony danych osobowych firmy i poproszeni o jej akceptację. Po zakończeniu procesu logowania, automatycznie wyświetli się odpowiedni rodzaj wymaganej karty dostępu.
Firmy mogą wybierać spośród różnych typów monitorów z oferty Sharp, która obejmuje 10-calowe, 15-calowe, a nawet 40-calowe panele dotykowe, w zależności od wymagań klienta.
Interfejs jest w pełni konfigurowalny: na ekranie powitalnym można umieścić logo firmy czy zdjęcia dostosowane do zadawanych pytań rejestracyjnych. Oferujemy również pełną konfigurację i wsparcie w ramach usługi, aby zagwarantować, że spełnia ona potrzeby Twojej firmy.
Rozwiązania Programowe
Współpracujemy z WhosOnLocation w celu dostarczenia oprogramowania do zarządzania obecnością, które monitoruje bezpieczny ruch w Twoim budynku, biurach i miejscach pracy. To wydajne, oparte na chmurze rozwiązanie łączy w sobie zarządzanie gośćmi, kontrahentami i pracownikami a także awariami, umożliwiając organizacjom ochronę swoich obiektów i zapewnienie bezpieczeństwa każdej osobie na miejscu.
WhosOnLocation obsługuje obecnie organizacje w 35 krajach na całym świecie i zarządza ponad 13 milionami bezpiecznych ruchów przez tysiące lokalizacji każdego roku.
Korzyści biznesowe wynikające ze zoptymalizowanego zarządzania odwiedzającymi od Sharp
Instalacja i wdrożenie zoptymalizowanego systemu zarządzania odwiedzającymi przynosi wyraźne korzyści biznesowe. Co więcej, usługa logowania zawiera wiele funkcji oszczędzających czas pracowników recepcji.
Dzięki temu, że odwiedzający mogą łatwo zarejestrować się na ekranie, kiedy przybywają do Twojej firmy lub ją opuszczają, Twoja firma może jednocześnie przestrzegać najlepszych norm bezpieczeństwa i higieny pracy, a także RODO. Pozwala to na stworzenie bezpieczniejszego miejsca pracy, w którym wszyscy odwiedzający są skutecznie rejestrowani, dzięki czemu ochrona będzie wiedziała, kto jest obecny i przemieszcza się po budynku w danym momencie.
System może automatycznie wydrukować odpowiedni typ karty dostępu i powiadomić pracowników pocztą elektroniczną i/lub SMS-em, że ich gość przybył i czeka na nich w recepcji.
Goście lub duże grupy mogą być wstępnie zarejestrowani w celu umożliwienia szybkiego zalogowania się za pomocą kodu QR. System zapamiętuje również powracających gości, aby przyspieszyć proces rejestracji. Podczas pobytu na terenie firmy, z wszystkimi odwiedzającymi można łatwo skontaktować się w nagłych wypadkach za pomocą wiadomości tekstowych, co stanowi dodatkową warstwę bezpieczeństwa i ochrony dla gości biznesowych.
Jako dodatkowy element personalizacji dołączyliśmy również opcjonalną drukarkę etykiet, która może szybko i płynnie drukować identyfikatory gości - co nadal jest warunkiem wstępnym w wielu biurach i budynkach biurowych. Możesz samodzielnie zdecydować, jakie informacje mają być zawarte na identyfikatorze. Mogą się tam znajdować informacje o gościu i osobie, która go przyjmuje, a także informacje o WiFi i zasady bezpieczeństwa.
Alternatywą jest możliwość wyboru rozwiązania elektronicznego, dzięki któremu goście otrzymują swój identyfikator w postaci kodu QR za pośrednictwem poczty elektronicznej lub SMS-ów, podobnie jak w przypadku cyfrowej karty pokładowej linii lotniczych.
Dane zebrane przez zoptymalizowany system zarządzania odwiedzającymi mogą być wykorzystywane do generowania raportów w czasie rzeczywistym, które umożliwiają organizacjom podejmowanie decyzji w oparciu o dane dotyczące obecności. Dzięki temu można na przykład efektywniej zarządzać wspólnymi przestrzeniami, od sal konferencyjnych po parkingi.
Zoptymalizowany system zarządzania odwiedzającymi od Sharp został zaprojektowany tak, aby zaoferować kompletny i bezpieczny sposób na usprawnienie recepcji w Twojej firmie. Aby dowiedzieć się więcej o naszych rozwiązaniach w zakresie transformacji cyfrowej i zorganizować pokaz, skontaktuj się z nami.