Cloud Portal Office w wersji 2.3 pomaga małym i średnim firmom zwiększać wydajność

Cloud Portal Office stworzono po to, by pomóc małym i średnim firmom w rezygnacji z procesów opartych na papierowych dokumentach na rzecz cyfryzacji biura. Narzędzie wspiera rozwiązywanie wielu problemów związanych z przechowywaniem danych w różnych formatach i miejscach oraz pozwala łatwiej wyszukiwać, kontrolować i rozsyłać informacje.

Wersja 2.3 Cloud Portal Office pomaga również zautomatyzować wiele powtarzalnych zadań administracyjnych, które wymagają pozyskiwania danych z papierowych dokumentów, oraz pozwala na integrację z szeregiem aplikacji biznesowych, na przykład Sage Accounting.

Rozwiązanie dostępne jest już teraz i obejmuje aktualizacje oraz nowe funkcje, które pomogą ci oszczędzić czas, zwiększyć wydajność oraz utrzymać zgodność z rozporządzeniami dotyczącymi przechowywania danych. Poniżej przedstawiamy najważniejsze dodatki:

Pola obowiązkowe

Pola obowiązkowe to nowy sposób na dopilnowanie, żeby każdy zapisywał pliki w taki sposób, by łatwo było je odszukać. Pomaga to uniknąć częstej frustracji: ostatnie badanie Sharp przeprowadzone wśród pracowników biurowych pokazało, że przeciętny pracownik spędza 22 irytujące minuty dnia na wyszukiwaniu plików na serwerze.

Podczas tworzenia typologii dokumentów na platformie, firma może określić jakie dane muszą być wprowadzone w polach obowiązkowych. Uniemożliwia to użytkownikowi zapisanie pliku bez podania niektórych wymaganych informacji, na przykład dla faktur może to być numer faktury i data przyjęcia.

Uważamy, że ta funkcja jest coraz bardziej istotna, ponieważ pomaga firmom spełniać wymogi nowych rozporządzeń, takich jak rozporządzenie o ochronie danych osobowych UE. Dzięki niej przedsiębiorstwa mogą zebrać potrzebne dane tak wcześnie, jak to możliwe, oraz w zorganizowany sposób.

Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów to kolejny obszar związany ze zgodnością z wymogami prawnymi. Nowe funkcje pozwalają użytkownikom na odpowiednie dopasowanie ustawień przechowywania dokumentów, np. odpowiednie typy dokumentów lub foldery muszą być przechowywane w niezmienionej wersji przez określony czas.

Użytkownicy mogą ustalić okres przechowywania zgodny z potrzebami firmy oraz skonfigurować go tak, by rozpoczął się automatycznie po dodaniu pliku do folderu. Mogą też ręcznie wskazać okres przechowywania dla konkretnych plików.

Pliki bez przypisanego okresu przechowywania mogą być edytowane przez użytkownika, jeśli ma on odpowiednie uprawnienia. Jednak gdy pliki wejdą w fazę przechowywania, nie mogą być edytowane, kasowane lub zmieniane.

Jeden z głównych obszarów zastosowań funkcji przechowywania dokumentów to prowadzenie dokumentacji finansowej – tutaj mamy konkretnie określone terminy przechowywania dokumentacji. Na przykład w Wielkiej Brytanii spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą przechowywać dokumentację przez minimum sześć lat, a w szczególnych przypadkach dłużej. Użycie funkcji przechowywania w Cloud Portal Office pozwala na bezpieczną i zgodną z zasadami archiwizację.

Administrator systemu w razie potrzeby może przenosić pliki w fazie przechowywania, wycofywać je z archiwum lub zmieniać długość okresu przechowywania. Jednak najważniejsza rzecz z punktu widzenia zgodności to fakt, że jakiekolwiek zmiany zasad przechowywania są rejestrowane w ścieżce audytu, by łatwo je było sprawdzić.

Pod koniec okresu przechowywania Cloud Portal Office wysyła do użytkownika powiadomienie, informujące, że wspomniany okres dobiega końca. Może ono zostać wysłane na trzy lub siedem dni przed zakończeniem archiwizacji, w zależności od ustawień administratora.

Po zakończeniu okresu przechowywania użytkownik może zdecydować, czy dokument powinien być dalej archiwizowany – na przykład przeniesiony do folderu Archiwum w Cloud Portal Office lub innej lokalizacji w systemie – czy usunięty.

Jeśli firma w którymś momencie uzna, że potrzebuje wyeksportować dane z Cloud Portal Office, może zwrócić się po pomoc do Sharp. Eksport obejmie dokumenty w fazie przechowywania oraz te zapisane bez wskazanego okresu archiwizacji.

Zaawansowane kontrolowanie wersji dokumentów

Rozwiązania przechowywania w chmurze wspierają współpracę, a w wersji 2.3 Cloud Portal Office ułatwiliśmy ją jeszcze bardziej dzięki zaawansowanej kontroli wersji poszczególnych dokumentów i plików.

Wcześniej narzędzie Cloud Portal Office oferowało prosty system kontroli wersji, który tworzył nową wersję dokumentu po zapisaniu go przez użytkownika. Teraz, gdy użytkownik otwiera dokument zapisany w Cloud Portal Office, zostaje on wyewidencjonowany, dzięki czemu inni użytkownicy mogą go otwierać, ale nie edytować. Jeśli inny użytkownik spróbuje edytować dokument w tym samym czasie co pierwszy, otrzyma powiadomienie z informacją, że dokument został wyewidencjonowany.

Gdy użytkownik skończy pracę z dokumentem, może go zapisać oraz w razie potrzeby utworzyć jego nową wersję.

Aplikacja mobilna

By wspierać rosnącą liczbę pracowników pracujących zdalnie, do aplikacji mobilnej Cloud Portal Office również dodaliśmy nowe funkcje, takie jak przegląd, komentowanie czy powiadomienia.

Używając aplikacji, możesz przeglądać dokumenty i dodawać komentarze za pomocą urządzeń z systemem Android i iOS. Dodaliśmy również funkcję „włącz powiadomienia”, która doskonale współpracuje z przeglądaniem i komentowaniem dokumentów. Dzięki temu możesz stworzyć przepływ zadań, który obsłużysz zdalnie: możesz na przykład otrzymać powiadomienie o fakturze, sprawdzić ją i odesłać komentarze, a to wszystko za pomocą smartfona lub tabletu.

Podczas gdy nieustannie rozwijamy Cloud Portal Office, by coraz lepiej spełniało wymagania małych i średnich firm, narzędzie to staje się coraz bardziej potrzebne. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nim, innych rozwiązaniach dla zarządzania dokumentami skontaktuj się z nami w sprawie prezentacji.