Kontakt

Twój dział finansowy może osiągać lepsze wyniki z Sharp Optimised Workflow Software

Dzięki Sharp Optimised Workflow Software proces przetwarzania faktur w Twojej firmie będzie bardziej wydajny.

Korzyści wynikających z automatyzacji tego procesu jest bardzo wiele. Dla działu finansów oznacza to mniej powtarzalnych zadań do wykonania. Obsługa faktur przebiega sprawniej, dzięki czemu zapłacisz swoim dostawcom na czas, a same faktury – zeskanowane i zapisane w systemie – będą bezpiecznie przechowywane.

Częścią pakietu Optimised Software Solutions jest aplikacja, która ułatwia proces przetwarzania faktur. Umożliwia ona skanowanie i zarządzanie nimi poprzez zindywidualizowany, automatyczny proces przepływu pracy, dzięki któremu wszystko będzie na właściwym miejscu.

Sharp Optimised Workflow Software zarządza całym procesem, automatycznie sprawdzając zgodność faktur z zamówieniami oraz dowodami dostawy. Wyklucza to weryfikację ręczną, podczas której często mogą pojawić się błędy. Dzięki automatycznie generowanym powiadomieniom masz kontrolę nad tym, co dzieje się z daną fakturą przez cały okres jej obowiązywania – od otrzymania, przez zatwierdzenie, aż po opłacenie.

Jak to działa?

Dzięki rozwiązaniu Optical Character Recognition (OCR), z przechowywanych w systemie faktur, program pobiera kluczowe informacje, takie jak nazwa dostawcy, łączna wartość czy kwota podatku VAT. Inteligentne tagowanie i uczenie maszynowe sprawiają, że szablony OCR są łatwe do skonfigurowania, a ich dokładność wzrasta z czasem. 

Wprowadzanie faktur do systemu jest szybkie, łatwe i w pełni zautomatyzowane. Program przetwarza zarówno faktury papierowe, jak i elektroniczne.

Jedną z opcji Optimised Workflow Software jest kontrola poprawności danych pobieranych podczas procesu OCR. Program sprawdzi, czy suma pozycji figurujących na fakturze jest zgodna z całkowitą jej wartością lub, czy podana kwota podatku VAT jest właściwa. Poza tym program może pobierać kluczowe dane, takie jak nazwa dostawcy czy numer faktury w celu sprawdzenia ich zgodności z danymi przedstawionymi w zamówieniach.

Szybki dostęp

Po zeskanowaniu faktury są indeksowane według danych kluczowych pobranych przez OCR i bezpiecznie przechowywane w Document Management System. W systemie obok samych faktur przechowywane są również inne dokumenty związane z daną fakturą, takie jak zamówienia czy dowody dostawy.

Dzięki bezpiecznemu przechowywaniu faktur w centralnej bazie dostęp do nich jest łatwy i szybki, co pozwala na bieżąco odpowiadać na napływające zapytania. Potrzebne dane można znaleźć używając słów kluczowych, co zajmuje znacznie mniej czasu niż szukanie papierowych faktur w segregatorach.

Zasady zatwierdzania faktur można określić i stosować w jednolity sposób wraz z powiązanymi procesami przepływu pracy i wyzwalaczami. Na przykład, kiedy osoba odpowiedzialna za zatwierdzanie faktur jest niedostępna, faktura nie zostanie pominięta, ponieważ system poinformuje kolejną osobę o konieczności sprawdzenia jej statusu.

Dzięki elektronicznemu skanowaniu Sharp Optimised Workflow Software może pomóc Twojej firmie w zwiększeniu bezpieczeństwa przechowywania faktur oraz poprawieniu wydajności ich przetwarzania. Po więcej szczegółów zapraszamy do kontaktu.

Kontakt

Angela Woodward
European PR Manager
Angela.Woodward@sharp.eu

Media społecznościowe