Jak sprawić, by spotkania zdalne były dobre dla Twojej firmy

W związku z tym, że koronawirus przyśpiesza obecnie ogólny trend pracy z domu, Christopher Parker, Senior Product Manager, Sharp Europe - Visual Solutions, przedstawia kilka kluczowych kroków, które każda firma powinna podjąć, aby praca zdalna stała się jeszcze silniejszym elementem jej funkcjonowania i strategii.

Spotkania odbywają się z wielu powodów: od przekazywania informacji, przez podejmowanie decyzji, aż po burze mózgów i zwykłe kontakty towarzyskie. Badania przeprowadzone przez Censuswide na zlecenie Sharp Europe wykazały, że przeciętny pracownik biurowy spędza 17 godzin miesięcznie na spotkaniach, na co firma musi wydać około 3 000 funtów na pracownika rocznie - jedynie na spotkania.

Tak więc wiemy, że spotkania są ważnym elementem każdego przedsiębiorstwa. Jednak, jak można było zaobserwować przy okazji wybuchu koronawirusa w ostatnim czasie, charakter i miejsce spotkań we współczesnym świecie ulegają zmianom. Doprowadziło to do znacznej aktualizacji pracy zdalnej, a także potrzeby przeszkolenia personelu w zakresie efektywnego jej wykorzystania.

1: Odpowiednia technologia

Posiadanie odpowiedniej technologii jest niezbędne. Szybkie łącze internetowe, a co ważniejsze, dostęp do wysokiej jakości wideokonferencji i audiokonferencji to konieczność, ponieważ możliwość zobaczenia, a nie tylko usłyszenia, z kim rozmawiamy, jest niezbędna do nawiązania kontaktu i interakcji.

Dr Nigel Oseland, psycholog środowiskowy z Workplace Unlimited, który pracował nad badaniami do naszego raportu, uważa, że ma to zasadnicze znaczenie dla powodzenia każdego spotkania. Powiedział nam: "Telekonferencje mają zwykle inną dynamikę. Ludzie łatwiej się rozpraszają i nie mogą obserwować jak zmienia się mowa ciała w rozmowie wideo w porównaniu do rozmowy twarzą w twarz."

Nie tylko osoby biorące udział w spotkaniu mogą w pełni wykorzystać funkcję wideo - prezenter również ma do odegrania pewną rolę. Widząc swoją publiczność, można zaobserwować czy komunikat dotarł do słuchaczy, czy też lepiej będzie podkreślić lub powtórzyć informacje, które zostały już zaprezentowane.

Tak więc, wybór odpowiedniej technologii dla Twoich zdalnych spotkań usprawni komunikację werbalną i niewerbalną, co pozwoli na lepsze doświadczenia podczas spotkań.

2: Ustalony przebieg spotkania

Na pewno chcesz, aby Twoje spotkanie online było jak najbardziej produktywne. Aby to osiągnąć, upewnij się, że przebieg spotkania został ustalony przed jego rozpoczęciem i że wszyscy znają kluczowe punkty, które należy omówić.

W agendzie należy również podkreślić, kto będzie omawiał poszczególne punkty spotkania. Przydzielenie każdemu uczestnikowi roli zmotywuje wszystkich do aktywnego udziału w spotkaniu. Uczestnicy nie tylko wcześniej przygotują się do spotkania, ale także będą bardziej zaangażowani i skłonni do współpracy.

3: Odpowiednia liczba osób

Spróbuj ograniczyć liczbę uczestników spotkania do niezbędnego minimum. Pomyśl o przebiegu spotkania oraz o tym, co należy omówić, i zaproś tylko tych, którzy będą w nim aktywnie uczestniczyć. Spotkania cztero- lub pięcioosobowe dają lepsze efekty, nie są tak rozpraszające i tworzą lepszą atmosferę współpracy.

4: Etykieta zdalnych spotkań

Żadne dwa spotkania nie powinny być nigdy takie same i choć niektóre są mniej formalne niż inne, kluczowe znaczenie ma wprowadzenie kilku podstawowych zasad, które zapewnią ich sprawne funkcjonowanie dla wszystkich zainteresowanych. Przed spotkaniem należy sprawdzić czy wszystko działa (kamera, połączenie audio i internet).

Wszyscy uczestnicy powinni starać się być na czas, aby nie opóźniać przebiegu spotkania. Zanim konferencja rozpocznie się na dobre, warto znaleźć trochę czasu na interakcje towarzyskie i ogólnie rzecz biorąc porozmawiać z pozostałymi uczestnikami spotkania. Konferencja powinna oficjalnie rozpocząć się od zapoznania się z planowanym przebiegiem spotkania i przedstawienia się uczestników.

Należy oczywiście kierować się zdrowym rozsądkiem, ale to naprawdę ważne, by nikt nikomu nie przerywał ani nie mówił w tym samym czasie, co inni. To zwykła uprzejmość, ale także praktyczne rozwiązanie, ponieważ opóźnienia w połączeniu sieciowym zdarzają się dość często.

5: Po spotkaniu

Po zakończeniu spotkania należy sporządzić listę ustalonymi działaniami, wynikami i terminami, a następnie wysłać ją do wszystkich uczestników, aby wiedzieli, jakie kolejne kroki powinni podjąć.

Na koniec należy pamiętać, że wszystkie materiały ze spotkania powinny być przechowywane online, wraz z dokumentami generowanymi podczas kolejnych kroków po spotkaniu. W tym miejscu powinno się również znajdować się nagranie z samego spotkania, tak aby każdy, kto nie mógł w nim uczestniczyć, mógł do niego zajrzeć.

Stosując się do tych prostych zasad, spotkania, w których uczestniczą pracownicy zdalni, powinny przebiegać równie sprawnie i skutecznie jak te w sali konferencyjnej.

Stworzenie idealnego środowiska sali konferencyjnej, zarówno do pracy zdalnej, jak i w biurze, powinno być integralną częścią strategii firmy. Kliknij tutaj, aby pobrać nasz raport, który prezentuje kilka ciekawych spostrzeżeń na temat wpływu warunków panujących w sali konferencyjnej na sukces spotkania.