RODO i zgodność z przepisami dotyczącymi drukowania – rok później

25 maja 2019 roku minął rok od wprowadzenia ogólnego rozporządzenia Unii Europejskiej o ochronie danych (RODO). To wydarzenie miało wpływ na wszystkie przedsiębiorstwa, jednak czego konkretnie nauczyliśmy się w ciągu ostatniego roku na temat drukowania i korzystania z urządzeń wielofunkcyjnych podłączonych do sieci?

Wprowadzenie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) w 2018 r. miało wpływ na wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od ich wielkości, zmuszając je do oceny i określenia sposobu gromadzenia, przetwarzania i przetwarzania danych osobowych klientów i pracowników.

Czy drukujesz zgodnie z RODO? Jak przygotować się do wdrożenia nowych zasad

RODO oznacza surowsze kary za nieprzestrzeganie przepisów i naruszenia ochrony danych osobowych. Nieprzestrzeganie przepisów będzie wiązało się z potencjalną grzywną w wysokości 20 mln euro lub 4% rocznych obrotów przedsiębiorstwa, co stanowi dobrą zachętę dla przedsiębiorstw do poważnego traktowania ochrony danych.

Według Europejskiej Rady Ochrony Danych w ciągu ostatniego roku wpłynęło ponad 144 000 skarg i prawie 90 000 danych oraz rozpoczęto 446 międzynarodowych dochodzeń związanych z RODO. W pierwszym roku obowiązywania RODO nałożono również grzywny w łącznej wysokości 56 mln euro.

W związku z rocznicą przyjęcia rozporządzenia nadszedł czas, aby nie tylko zastanowić się nad wprowadzonymi już procedurami, ale także spojrzeć w przyszłość i wdrożyć strategie mające na celu poprawę ochrony danych w Twojej firmie.

Testowanie i aktualizacja zasad RODO

Najważniejszą lekcją wyciągniętą w ciągu ostatniego roku jest to, że RODO to nie jest tylko zasada dla zasady. RODO jest obecnie częścią samej struktury tworzenia polityki gospodarczej i w związku z tym wymaga stałej uwagi, aby rozporządzenie było aktualizowane na bieżąco. Musi to nastąpić nie tylko w formie wsparcia finansowego ze strony przedsiębiorców, ale także w ramach wewnętrznego monitoringu, przeglądu i doskonalenia procedur. Wynika to z faktu, że wiele z wprowadzonych kontroli prywatności już teraz zaczyna tracić na aktualności.

RODO daje Twoim klientom i pracownikom prawo dostępu do wszystkich informacji na ich temat, które są przechowywane przez Twoją firmę. Informacje te muszą być przez cały czas dostępne, a w miarę rozwoju technologii zmieniają się metody przechowywania i dostępu do tych danych.

Dlatego też Twoja firma musi mieć skuteczne procedury, które będą rozwijały się wraz z rozwojem firmy. Przekłada się to na budowanie efektywnego toku pracy, zazwyczaj za pośrednictwem już istniejących systemów, takich jak urządzenia wielofunkcyjne podłączone do sieci, oraz nadążanie za zmianami.

Przedsiębiorstwa muszą regularnie monitorować, testować i ponownie oceniać procedury składające się na ich tok pracy, na co trzeba przeznaczyć odpowiednie zasoby, by móc sprawnie zarządzać ochroną danych. Technologia stale się rozwija – jeśli Twoja firma nie śledzi tych zmian i nie dostosowuje odpowiednio swoich procedur RODO, szybko okaże się, że spędzasz więcej czasu na rozwiązywaniu problemów związanych z ochroną danych osobowych niż na pracy.

RODO a Twoja firma

Jednym z największych problemów związanych z osiągnięciem zgodności z RODO jest sam proces wdrażania zmian. Dla wielu przedsiębiorstw wprowadzenie ścisłej i spójnej polityki okazało się po prostu zbyt trudnym zadaniem.

Co więcej, ponieważ konsumenci i przedsiębiorstwa widzą potrzebę większej kontroli i przejrzystości swoich danych, ochrona w postaci RODO i podobnych rozwiązań będzie się dalej rozwijać. Na przykład w Europie kraje nienależące do UE, takie jak Szwajcaria, Norwegia, Islandia i Lichtenstein, dostosowały już przepisy dotyczące danych, które wykazują uderzające podobieństwa do RODO. Warto też pamiętać, że kraje, które współpracują z państwami członkowskimi UE, również muszą stosować się do przepisów.

W związku z najnowszymi zmianami dotyczącymi RODO, przedsiębiorstwa w Wielkiej Brytanii i w całej Europie powinny śledzić na bieżąco zmieniającą się sytuację, korzystając ze strony internetowej Europejskiej Rady Ochrony Danych.

Dzięki współpracy z firmą taką jak Sharp i naszą ofertą rozwiązań w zakresie dokumentów biurowych, możemy pomóc w usprawnieniu i udoskonaleniu tych procesów, pozwalając Ci zająć się ważną stroną działalności biznesowej.

Bezpieczeństwo danych

W kwestii zgodności z RODO niezbędna jest przejrzystość. Trzeba jasno określić, jakie dane osobowe są gromadzone i dlaczego. W każdym przypadku, gdy użytkownik jest proszony o podanie danych osobowych, musi mieć wyraźną możliwość rezygnacji lub wycofania zgody.

Jednym z elementów RODO, który można łatwo przeoczyć, jest bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Naruszenie bezpieczeństwa może doprowadzić do przejęcia danych osobowych przez podmioty zewnętrzne. Odpowiedzialność za zapewnienie bezpieczeństwa danych spoczywa na firmie, która je przechowuje.

Tworząc sieć informacji i danych, która jest bezpieczna od momentu dostępu oraz w trakcie użytkowania, będziesz nie tylko chronić swoją firmę przed atakiem, ale także, jeśli zdarzy się najgorsze i dojdzie do naruszenia bezpieczeństwa danych, będziesz w stanie udowodnić, że wszystkie niezbędne wymogi regulacyjne zostały spełnione.

W jaki sposób rozwiązania firmy Sharp mogą pomóc w zapewnieniu zgodności z normą RODO

RODO ma już rok i choć możesz mieć poczucie, że prawidłowo obchodzisz się z danymi klientów, to teraz jest idealny czas na ponowne zapoznanie się z potrzebami Twojej firmy.

Firma Sharp oferuje szeroką gamę rozwiązań z zakresu bezpieczeństwa, które mogą Ci pomóc. Począwszy od wbudowanych funkcji bezpieczeństwa w urządzeniach wielofunkcyjnych firmy Sharp, poprzez bezpieczne rozwiązania do zarządzania drukiem, a skończywszy na usłudze przechowywania i udostępniania plików elektronicznych w chmurze oraz na usługach IT, w tym na ochronie komputerów i tworzeniu bezpiecznych kopii zapasowych. Bez względu na wielkość Twojej firmy, możemy Ci pomóc chronić Twoje informacje, nie obarczając przy tym Twojego zespołu dodatkowym ciężarem.  Więcej informacji, w tym podręcznik bezpieczeństwa firmy Sharp, można znaleźć na naszej  stronie poświęconej bezpieczeństwu informacji.